Sinds november vorig jaar testen 150 leidinggevenden van de Raad van het Departement Gard Copilot, de AI-assistent van Microsoft. Deze uitrol, geleid door de Directie Innovatie en Informatiesystemen (DISI) en ondersteund door Blue Soft Empower, de entiteit van de Blue Soft groep die gespecialiseerd is in Microsoft-oplossingen, is bedoeld om het dagelijkse leven van de medewerkers te vereenvoudigen en hun efficiëntie te verhogen.
 
Opgericht in 2008 door Thierry Boccara en Ludovic Hayat, gevestigd in Charenton-le-Pont in Val-de-Marne, is Blue Soft ook gevestigd in Aix-en-Provence, Lyon, Niort, Rouen, Straatsburg en Toulouse, en is het ook aanwezig in België en Zwitserland. Het ondersteunt 500 gemeenten en publieke actoren bij hun digitale projecten (modernisering van bedrijfsprocessen, samenwerkingsoplossingen, beveiliging en identiteit, infrastructuren, enz.). 
De groep won in november 2024 de aanbesteding van CANUT (Centrale d'Achat du Numérique et des Télécoms) om zijn expertise op het gebied van gespecialiseerde Microsoft-oplossingen aan gemeenten en publieke instellingen te bieden van 2024 tot 2028. In deze context vindt de implementatie van Microsoft Copilot plaats binnen het Departement Gard.

Een virtuele assistent als alledaags hulpmiddel

Met 150 actieve licenties is Copilot nu volledig geïntegreerd in de werking van de departementale teams. Het wordt voornamelijk gebruikt door leidinggevenden en heeft een indrukwekkend gebruikspercentage van 98%, wat getuigt van zijn doeltreffendheid en snelle acceptatie.
Onder de meest gewaardeerde functies:
  • Sorteren en samenvatten van e-mails, wat helpt tegen informatie-overload;
  • Automatische generatie van notulen, wat het notuleren en het maken van documenten vereenvoudigt;
  • Optimalisatie van communicatie, dankzij de chat die e-mails, Teams-gesprekken en OneDrive-gegevens samenvat;
  • Versnelde zoektocht, met name om essentiële administratieve documenten terug te vinden.
Opleidingsworkshops, mede georganiseerd door Blue Soft en het IT-team van het Departement, hebben een geleidelijke eigenmaking van het hulpmiddel mogelijk gemaakt. Ontworpen voor intern en individueel gebruik, garandeert het de bescherming van gegevens binnen de omgeving van de gemeente. Elke gebruiker heeft strikt beperkte toegang tot zijn eigen bestanden en de informatie die specifiek met hem is gedeeld.
 Pierre Chambon, gegevensontwikkelaar bij de Raad van het Departement Gard, benadrukt:
"De eerste feedback is zeer positief, met name wat betreft de verbetering van de mentale belasting. Dankzij de adviezen van Blue Soft heeft de Microsoft Copilot-oplossing zich snel gevestigd omdat deze perfect aansluit bij onze dagelijkse hulpmiddelen".

AI ten dienste van gemeenten

DISI speelt een centrale rol in de digitale transformatie van Gard. Het beperkt zich niet tot het introduceren van nieuwe hulpmiddelen: het stimuleert een cultuur van gegevens en experimentatie, die geleidelijk doordringt in andere directies, inclusief ondersteunende functies zoals personeelszaken. Door middel van concrete gebruiksgevallen (HR-chatbot, kwaliteitscontrole van loongegevens) tekent zich een meer structurele benadering van AI af: minder spectaculair, maar misschien duurzamer.
Pierre Chambon verduidelijkt: 
"AI is een belangrijke kwestie: het moet ons in staat stellen de diensten die we aan burgers leveren te verbeteren. Deze experimenten stellen ons in staat een onvermijdelijke evolutie te begeleiden en het initiatief te nemen om onze transformatie te versnellen. Uiteindelijk willen we deze veelbelovende 'interne' tests gebruiken en deze technologie integreren in het dagelijks leven van de medewerkers. Het vereenvoudigen van processen en administratieve complexiteit zal het mogelijk maken om zoveel mogelijk middelen te wijden aan de uitvoering van ons openbaar beleid".

Vertaald van Le Département du Gard accélère sa transformation numérique avec Microsoft Copilot et Blue Soft

Beter begrijpen