Desde noviembre pasado, 150 directivos del Consejo Departamental del Gard están probando Copilot, el asistente de IA de Microsoft. Este despliegue, dirigido por la Dirección de Innovación y Sistemas de Información (DISI) y acompañado por Blue Soft Empower, la entidad especializada en soluciones Microsoft del grupo Blue Soft, busca simplificar el día a día de los agentes y fortalecer su eficacia.
Fundada en 2008 por Thierry Boccara y Ludovic Hayat, con sede en Charenton-le-Pont en el Val-de-Marne,
Blue Soft, presente en Aix-en-Provence, Lyon, Niort, Rouen, Estrasburgo y Toulouse, también está presente en Bélgica y Suiza. Acompaña a 500 colectividades y actores públicos en sus proyectos digitales (modernización de procesos de negocio, soluciones colaborativas, seguridad e identidad, infraestructuras, etc.).
El Grupo ganó, en noviembre de 2024, la licitación de la CANUT (Central de Compras de lo Digital y de las Telecomunicaciones) para aportar su experiencia en soluciones
Microsoft especializadas a las colectividades y establecimientos públicos de 2024 a 2028. Es en este contexto que se inscribe el despliegue de Microsoft Copilot en el Departamento del Gard.
Un asistente virtual convertido en herramienta cotidiana
Con 150 licencias activas, Copilot está ahora plenamente integrado en el funcionamiento de los equipos departamentales. Utilizado principalmente por los directivos, muestra una tasa de uso impresionante del 98 %, prueba de su eficacia y rápida adopción.
Entre las funcionalidades más apreciadas:
Clasificación y resumen de correos electrónicos, permitiendo luchar contra la infoxicación;
Generación automática de actas, facilitando la toma de notas y la creación de documentos;
Optimización de los intercambios, gracias al chat que sintetiza los correos, conversaciones de Teams y datos de OneDrive;
Búsqueda acelerada, especialmente para encontrar documentos administrativos esenciales.
Talleres de formación, co-dirigidos por
Blue Soft y el equipo informático del Departamento, han permitido una apropiación progresiva de la herramienta. Diseñada para un uso interno e individual, garantiza la protección de los datos dentro del entorno de la colectividad. Cada usuario dispone de un acceso estrictamente limitado a sus propios archivos y a la información que le ha sido específicamente compartida.
Pierre Chambon, Desarrollador de datos en el Consejo Departamental del Gard, destaca:
"Los primeros comentarios son muy positivos, especialmente en cuanto a la mejora de la carga mental. Gracias a los consejos de Blue Soft, la solución Microsoft Copilot se ha impuesto rápidamente porque se integra perfectamente con nuestras herramientas cotidianas". La IA al servicio de las colectividades
La DISI juega un papel central en la transformación digital del Gard. No se limita a introducir nuevas herramientas: impulsa una
cultura de datos y experimentación, que infunde progresivamente las demás direcciones, incluidas las funciones de soporte como los
recursos humanos. A través de casos de uso concretos (chatbot de RRHH, control de calidad de datos de nóminas), se perfila un enfoque más estructural de la IA: menos espectacular, pero quizás más duradero.
Pierre Chambon precisa:
"La IA es un desafío mayor: debe permitir mejorar los servicios que ofrecemos a los ciudadanos. Estas experimentaciones nos permiten acompañar una evolución inevitable y tomar la iniciativa para acelerar nuestra transformación. A largo plazo, deseamos utilizar estas primeras pruebas 'internas' exitosas e integrar esta tecnología en el día a día de los agentes. Simplificar los procesos y la complejidad administrativa permitirá dedicar el máximo de recursos a la ejecución de nuestras políticas públicas".
Para entender mejor
¿Cuáles son las implicaciones de integrar herramientas de IA como Copilot en las operaciones diarias de una administración pública?
La integración de herramientas de IA como Copilot en las administraciones públicas busca mejorar la eficiencia operativa. Reduce la carga cognitiva de los empleados mediante la automatización de tareas repetitivas, mejora la toma de decisiones optimizando la gestión de datos y libera tiempo para actividades de mayor valor. Esto requiere una adaptación de los procesos internos y una gestión del cambio para asegurar que la IA complemente en lugar de reemplazar el trabajo humano.
¿Cuál es el papel del centro de adquisición digital y de telecomunicaciones en el contexto del despliegue de soluciones digitales para las comunidades?
El Centro de Adquisiciones Digitales y de Telecomunicaciones (CANUT) juega un papel vital al centralizar la adquisición de soluciones tecnológicas para las comunidades, asegurando la uniformidad de las herramientas y permitiendo economías de escala. Al estandarizar las compras, facilita el acceso a tecnologías avanzadas a costos optimizados y asegura el cumplimiento de las normas regulatorias, lo cual es esencial para la efectividad y seguridad de los despliegues digitales.
